„A jogszabályok mindenki számára megmutatják az irányt”

- Beszélgetés Soósné dr. Tóth Zsuzsanna egyetemi főtitkárral

A 2007 decemberében a Szent István Egyetem Szenátusa által egyhangúlag elfogadott rektori program egyik célkitűzésének eléréséhez, a szolgáltató egyetemmé váláshoz szolgáltató Főtitkári Hivatal is szükségeltetik. Ez a következtetés vonható le az elmúlt évek egyetemi reformintézkedéseiből. Hol tart a Főtitkári Hivatal feladatainak újragondolása, szervezetének megújítása, átalakítása? Erről kérdeztük Soósné dr. Tóth Zsuzsannát, aki egy évvel ezelőtt kapott egyetemi főtitkári megbízást, ezt megelőzően rektori megbízottként, majd megbízott főtitkárként dolgozott intézményünkben.

B. G.

- Az elmúlt évek tapasztalatai alapján a Főtitkári Hivatalt központi szolgáltató szervezeti egységként képzeli el „az egyetem".    

- Teljes mértékben egyetértek ezzel a megközelítéssel.

- Úgy gondolom, ez összhangban áll a rektori programmal is.

- Igen. Ennek pedig dr. Solti László rektori pályázata volt az előzménye. A Szenátus az ő pályázatának adott zöld jelzést, majd utána döntött e program megvalósításának „állomásairól", intézkedéseiről is, amelyek egy-egy - ugyancsak a Szenátus által elfogadott - koncepcióban nyertek megfogalmazást. Pályázatom a rektori program mellé szegődött, mely program jelentős területeken érintette a Főtitkári Hivatal szervezeti egységeit, személyi állományát, feladatellátását - a központi szolgáltatói funkciók meghatározását követően a szolgáltató tevékenység kialakítása érdekében.

  Alapcélkitűzésem, hogy olyan szolgáltató hivatallá váljunk, amely megfelel a karok és az állami szervek igényeinek, elvárásainak is. Más egyetemek ezt az átalakítást fejlesztési programjuk részeként lépték meg, a Szent István Egyetem ezt a feladatot a rektori program zászlójára tűzte.

- A Főtitkári Hivatal munkatársai számára tartott évnyitó értekezleten már a szervezeti megújulás tényeiről számolt be.

- Munkatársaimmal közösen sok mindent megvalósítottunk már a pályázatomban vállalt feladatokból. Hálás vagyok a hivatal dolgozóinak, akikben volt bátorság elrugaszkodni egy olyan vasbeton talapzatról, amelyen az általánosan bevált korábbi gyakorlat nyugodott.

- Pályázatában fő célkitűzésként határozta meg, hogy a Szent István Egyetem igazgatási tevékenysége eleget tegyen a törvényesség, a szakszerűség és a hatékonyság követelményeinek. 

- A mi feladatunk a jogszabályok végrehajtása, alkalmazása, a törvényes működés biztosítása, még ha nem is minden esetben értünk egyet minden paragrafussal. S szerintem célravezetőbb is igazodni egy világos, szabályozott rendszerhez. A törvényeket úgy kell alkalmazni, mint a közlekedési lámpákat. A piros a tilos, a sárga némi mozgásteret még nyújt, a zöld szabad utat jelez. A jogszabályok mindenki számára megmutatják az irányt.  A túlszabályozás a fejlődés kerékkötőjévé válhat - ezért én az arany középutat keresem. A Szenátus a feladatkörünkben benyújtott előterjesztéseket elfogadta.

A szabályzatokat érintő munkánk három részre osztható. A régebbi szabályzatok időről-időre tartalmi megújítást igényelnek. Jelenleg a 2003-2006 között született szabályzatokat vizsgáljuk felül ezzel az igénnyel. Szükség van például a munkavédelmi szabályzatok újragondolására, mert az európai uniós szabályozás ezeket jelentősen átírta. A közelmúltban elfogadott vagy megújított szabályzatok esetében csupán a jogszabályi változások átvezetésére van szükség. A harmadik csoportba sorolhatók az élet által előhívott igények. Elsősorban a pályázatokhoz kötelezően előírt szabályzatok megalkotására gondolok. Ezek új szakmai kihívások. A Szenátus éppen a legutóbbi, februári ülésén fogadta el az egyetem Fenntarthatósági Stratégiáját.

- Ugyancsak a főtitkári pályázatában fogalmazta meg, hogy az igazgatási, ügyvitel-szervezési munka egyik legfontosabb elemének az egyetemi szintű iktatási rendszer kiépítését, fenntartását, üzemeltetését tartja. Milyen tapasztalatokat szerzett ezen a területen?

- Az iktatási rendszer megújításának igénye egybeesett az elektronikus iratkezelés bevezetésének törvényi kötelezettségével. Ez a két szempont egymást erősítve gyakorol hatást az ügyvitel-szervezésre. A bevezetés első határideje 2008 volt, majd egy év moratóriumot kaptak az érintett intézmények, így egyetemünk is. Ezt az időt a felkészülésre használtuk. Kiválasztottuk az ügyirat kezelési szoftvert, lefolytattuk a közbeszerzési eljárást. A Szenátus novemberen elfogadta az Iratkezelési Szabályzatot. Az elektronikus iratkezelést lépcsőzetesen vezetjük be, hiszen egyetemünk nagy és széttagolt. A szoftverfejlesztő cégnek is fel kell „ránk" készülnie. S közben az egyetem nem állhat le.

- Hogyan tanítják meg a dolgozóknak az elektronikus iratkezelést?

- Az iratkezelés gyakorlata, úgy is mondhatom, hogy az iratkezelés technológiája megváltozik. Ezzel nem birkózunk meg egykönnyen. Mindenkinek megadjuk a lehetőséget arra, hogy annyiszor vegyen részt a képzésen, ahányszor szükségesnek érzi. Ezen kívül az Informatikai Központ munkatársaival kialakítjuk a gyakran feltett kérdések felületét a honlapon. Az Iratkezelési Szabályzatba a kormányrendelet keretrendszerét, kötelező alapelveit építettük be, elősegítve azt, hogy a karok a sajátosságaik szerint tudják szervezni az iratkezelésüket, s egyben a törvényi feltételeknek is megfeleljenek.    

- Milyen feladatokat adott a Levéltár helyzete?

- Én is szembesültem azzal, hogy az irattári és a levéltári anyagok nem voltak megfelelően szétválasztva. A szakfelügyelet folyamatosan ellenőrzéseket tartott az egyetemen és felszólított az anyagok megfelelő kezelésére és elhelyezésére. A könyvtár- és levéltár igazgatójával közösen eldöntöttük, hogy szakembert kell alkalmazni, aki a levéltárral kapcsolatos feladatokat szakszerűen és precízen el tudja végezni. A következő kérdés az volt, hogy van-e elég pénzünk a raktározási feltételek megteremtésére? Kiderült, hogy nincs elég, de ami van az az önerőhöz elég. Elindultunk az első adandó pályázaton és nagy örömünkre megnyertük. Mára elhárult az a veszély, hogy a levéltári anyagot át kell adnunk védelemre egy kijelölt levéltárnak. Múltunk dokumentumait magunk vigyázhatjuk, amire igazán büszkék lehetünk.

- A következő nagy célkitűzés a főtitkári pályázatban a belső szabályozottság biztosítása volt. Mi minden tartozik ebbe?

- A rektori programban kijelölt új célokat új feladatok elvégzésével lehet elérni. Létre kell hozni azokat a munkaszervezeteket, amelyeken belül dolgoznak a munkatársak. A Szenátus ugyancsak novemberben hagyta jóvá a Főtitkári Hivatal ügyrendjét. A szervezeti egységek felsorolásánál jól nyomon követhetők azok a nagyobb területek, amelyeken változások történtek vagy éppen most történnek.

Elsőként, 2008-ban fogadta el a Szenátus a Pályázati és Innovációs Központ koncepcióját, majd a Külkapcsolati Iroda kialakítása történt meg. Harmadikként a HR koncepció született meg, s ennek nyomán - megújult személyi összetétellel - kialakult az Emberi-Erőforrás Központ. Ez utóbbi munkájának eredményeként fogadta el a Szenátus a Foglalkoztatási Követelményrendszert és újult meg több szabályzat. Elkészültek a munkaköri leírás sablonok. Véleményezés alatt áll a teljesítményértékelési rendszer. A humán erőforrás gazdálkodás központi és kari szervezetei között sikerült jól elhatárolni a feladatköröket, megfelelő az együttműködés is.

- A reform egyik intézkedéseként Egyetemi Tanulmányi Hivatal és Információs Központot is kialakítanak. Ennek a folyamata most hol tart?

- A központon belül két új kollégával már működik a Neptun csoport. Az informatikai átvilágítás megállapította, hogy a feladatokat egy munkatárssal nem lehet megfelelően ellátni. A központhoz került az oktatástechnikai csoport is. A tapasztalatok majd megmutatják, hogy jó helyen lesz-e itt vagy inkább az informatikai központba illesszük.

Az Egyetemi Tanulmányi Hivatal és Információs Központ tanulmányi csoportja még nem állt fel. Ennek a küldetése a központi oktatásigazgatási feladatok ellátása lesz. Így többek között működése révén egységesek lesznek az állásfoglalások, a leckekönyvek, a Neptun, a bélyegző-nyilvántartás, az oklevelekkel kapcsolatos követelmények. A csoport feladata lesz az is, hogy a jogszabályváltozásokból következő feladatokról időben adjon tájékoztatást mindenkinek, akit érint. E segítség révén a kari munkatársaknak nem egyenként kell megküzdeniük az eléjük tornyosuló, nem egyszer váratlan feladatokkal. Azt szeretném, ha ez a csoport áprilisra megalakulna.

A karrierirodára is munkatársakat toborzunk. Ennek a csoportnak lesz a feladata a diplomás pályakövetési rendszer és az alumni hálózat működtetése. Ha mindezek mellett megtörténik a Felnőttképzési és Szaktanácsadási Központ, a Pályázati és Innovációs Központ új vezetőinek a megbízása is, akkor elmondhatjuk: befejeztük a szervezeti egységeknek az új feladatokkal való megfeleltetését, amit 2008. II. félévétől kezdtünk el.    

- Lapunk más helyén adunk tájékoztatást „A képzés munkaerő-piaci relevanciájának erősítése komplex intézményi és hallgatói szolgáltatásfejlesztési programokkal a Szent István Egyetemen" című nyertes pályázatunkról. A karrieriroda illeszkedik majd ehhez a projekthez?

- Természetesen. A pályázat a karrierirodai munka szakmai-tartalmi hátterét építi fel. A diplomás pályakövetési rendszer bevezetése egyébként ugyancsak jogszabályi kötelezettségünk.

 - Pályázatában a hallgatói önkormányzattal való megfelelő kapcsolat kiépítését is lényegesnek tartotta. Ezt is sikerült megvalósítani?

- Jó a kapcsolatunk. A hallgatói önkormányzat sokszor kér tanácsot tőlünk, s lelkesen vett részt az Educatio kiállítás munkájában, amit itt is szeretnék megköszönni.  Partneri viszony alakult ki közöttünk, ennek a fenntartásán, elmélyítésén dolgozunk. A szervezettséggel, a rendezvények bejelentésével kapcsolatban eleget tesznek a mi elvárásainknak, s mi is igazodunk az övéikhez.   

- Általában részt vesz a Közalkalmazotti Tanács ülésein, sőt, egy alkalommal részletekbe menő tájékoztatást tartott a közalkalmazottakat érintő törvényi változtatásokról.

- Bár a februári ülésre nem tudtam elmenni, mindig nagy örömmel teszek eleget a meghívásoknak. A partnerség, az együttműködés ezen a területen is gyümölcsöző lehet. Érdekel, hogy a tanács milyen problémákat tár fel és milyen megoldási javaslatokkal él felénk. Meg is szeretnék említeni három időszerű területet. Az első a Kollektív Szerződés ügye. Mint ismeretes, nincs reprezentatív szakszervezet az egyetemen, ezért a KSZ módosításához az egyetemi vezetésnek nincs partnere. De lehet Közalkalmazotti Megállapodást is kötni. A Közalkalmazotti Tanács kezdeményezésére előkészítés alatt áll az egyetemi cafeteria szabályzat elkészítése. Úgy gondolom, megújítást igényel a kegyeleti szabályzat is.

- Az egyetem szervezeti egységei, így a Főtitkári Hivatal is számos álláspályázatot hirdetett meg. Ezen a téren mik a tapasztalatok?

- Kezdetben kevesebben, ma már egyre többen jelentkeznek, Nem ritka, hogy egy-egy álláshelyre 70-80 fő adja be a pályázatát. Számunkra így nagyobb a merítési lehetőség. Ebben szerepet játszik a gazdasági válság is és meggyőződésem szerint az is, hogy vonzóbbá vált az egyetem az álláskeresők körében.

- Beszélgetésünket zárva, kérem, adja meg egyetlen mondatban a következő kérdésre a választ: Hogyan tovább Főtitkári Hivatal?

- Következetesen, az eddig elért eredményekre támaszkodva kell munkálkodni a mind magasabb szakmai színvonalon szolgáltató Főtitkári Hivatal kialakításán.